Cumpliendo Las Obligaciones Tributarias Sobre La Nómina De Su Pequeña Empresa

Cuando usted tiene empleados en su pequeña empresa, tiene ciertas obligaciones tributarias relacionadas a la nómina del pago de remuneraciones:
• Retener el impuesto a la renta federal del pago de los sueldos de los empleados,
• Retener el impuesto a la renta estatal o local, si corresponda,
• Retener los impuestos de seguro social y de Medicare de los sueldos,
• Depositar los impuestos retenidos de los sueldos,
• Pagar el aporte patronal para los impuestos de seguro social y de Medicare,
• Pagar el impuesto de desempleo federal,
• Pagar el impuesto de desempleo estatal.

Los impuestos de seguro social y de Medicare se pagan bajo la Ley de la Contribución Federal al Seguro Social (Federal Insurance Contributions Act), por donde viene la denominación FICA, por sus siglas en inglés.

El pago patronal que usted, como el empleador, tiene que efectuar para los impuestos de de seguro social y de Medicare es equivalente al monto que se retiene de los sueldos de los empleados.

Impuestos Retenidos

Los impuestos federales que se retienen de los sueldos de los empleados son:
• Impuesto de seguro social y de Medicare. Estos son dos impuestos separados. El impuesto de seguro social se retiene a una tasa de 6,20% sobre las remuneraciones de hasta un máximo de $97.500 por año (vigente para 2007) y el impuesto de Medicare se retiene a una tasa de 1,45%, sin límite en cuanto al monto de remuneraciones por año.
• El impuesto federal se retiene según el nivel de remuneraciones de cada empleado y la información que ellos han indicado en sus formas W-4(SP) (Certificado de descuentos del empleado para la retención) en cuanto al estado civil, y el número de exenciones personales y por dependientes. En la forma W-4(SP) los empleados también tienen la opción de indicar algún monto adicional por retener, o un empleado, si califica, puede indicar que está exento de la retención del impuesto. En la Publicación 15 del Servicio de Impuestos Internos (IRS), hay tablas que indican el monto por retener, según el período del pago de remuneraciones (semanal, bisemanal, quincenal, mensual), el estado civil del empleado, su nivel de remuneraciones y el número de exenciones que reclama en la forma W-4(SP).

En los estados y localidades en que rige un impuesto a la renta, también será necesario retener este impuesto de los sueldos de los empleados. Para información sobre esta obligación, debiera consultar al organismo del gobierno estatal y local que se encarga de temas tributarias en la jurisdicción donde usted tiene su pequeña empresa.

Aporte Patronal

El aporte patronal para los impuestos de seguro social y Medicare es el equivalente al monto retenido de los sueldos de los empleados, que sería el 7,65% de las remuneraciones (6,20% para seguro social más 1,45% para Medicare), con tal que no hay empleados que ganan más del máximo anual sujeto al impuesto de seguro social ($97.500 para 2007).

Formas en que se Declaran los Impuestos

Los impuestos sobre la nómina se declaran y se pagan periódicamente, y hay formas específicas para este propósito. Normalmente los impuestos a la renta y los impuestos de seguro social y de Medicare que se retienen de los sueldos de los empleados, más el aporte patronal, se declaran trimestralmente en la Forma 941, Declaración Federal Trimestral de Impuestos del Patrono o Empleador. Los fines de los plazos para la presentación de la Forma 941 son:
• 30 de abril para el primer trimestre,
• 31 de julio para el segundo trimestre,
• 31 de octubre para el tercer trimestre y
• 31 de enero para el cuarto trimestre.

Pero con el fin de aliviar la carga que significa la declaración y pago de estos impuestos para la pequeña empresa, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha dispuesto que a partir del año 2006, en ciertos casos se puede declarar y pagar estos impuestos una vez al año usando la Forma 944(SP), Declaración Federal Anual de Impuestos del Patrono o Empleador.

Para poder usar la Forma 944(SP) tiene que haber recibido una notificación del IRS indicando que usted es elegible para declarar y pagar sus impuestos una vez al año, usando esta forma, en vez de declarar trimestralmente usando la Forma 941. Si usted piensa que su obligación por impuestos sobre la nómina va a ser $1.000 o menos para el año, puede llamar al IRS al 1-800-829-0115 para determinar si es elegible para usar la Forma 944(SP).

Si tiene una obligación tributaria sobre la nómina y no ha recibido esta notificación, debe seguir declarando en forma trimestral, usando la Forma 941 hasta que reciba la notificación que puede usar la Forma 944.

Pagos Periódicos

Hay que hacer depósitos de los impuestos en base del monto de la obligación que va acumulándose. Esta obligación consiste en:
• El impuesto a la renta retenido de los sueldos de los empleados,
• Más los impuestos de seguro social y de Medicare retenido de los sueldos,
• Más el aporte patronal correspondiente a los impuestos de seguro social y de Medicare,
• Menos cualesquier pagos adelantados por el crédito por ingreso del trabajo que se efectúan a los empleados. Los empleados solicitan este pago adelantado presentando una Forma W-5(SP) a usted como el empleador.

El resultado neto de estos montos es su obligación tributaria sobre la nómina y el saldo que se va acumulando determina la periodicidad de los pagos que tiene que efectuar como el empleador:
• Si acumula una obligación de menos de $2.500 por trimestre, puede efectuar el pago trimestralmente, cuando presenta la Forma 941.
• Si acumula una obligación de $2.500 o más por trimestre, debe hacer depósitos periódicos de los impuestos de acuerdo a un programa de depósito, que pueda ser mensual o bisemanal.

La periodicidad de pagos que debe efectuar para el año actual, que sea mensual o bisemanal, se determina en base de la cantidad de impuestos que declaró para los 4 períodos trimestrales anteriores.
• Si el total de los impuestos para el período anterior fue $50.000 o menos, usted tiene que hacer depósitos mensuales.
• Si el total fue más de $50.000, tiene que depositar en forma bisemanal.

En su primer año como empleador, se le considera a usted como depositante mensual, a menos que acumula una obligación de más de $50.000, en cuyo caso se convierte en depositante bisemanal.

Cómo Se Efectúan los Pagos

Se puede hacer los depósitos de los impuestos de dos maneras:
• Utilizando el Sistema Electrónico del Pago del Impuesto Federal (EFTPS por sus siglas en inglés). Este método incluye la opción de pagar con tarjeta de crédito. Se puede acceder a esta forma de pago por medio del sitio web del IRS en www.irs.gov.
• Pagando con la Forma 8109, Federal Tax Deposit Coupon (Cupón de Depósito del Impuesto Federal). Esta forma de pago se efectúa a través de una institución financiera. El cheque o giro es pagadero a la institución financiera donde se hace el depósito y no al IRS. En el cupón, hay que indicar el tipo de impuesto y el período tributario a que el depósito corresponde, para que el IRS pueda acreditar correctamente su cuenta.

Hay que usar el Sistema Electrónico para todos los depósitos de obligaciones tributarias en el año en curso cuando usted efectuó depósitos, por todo tipo de impuestos, con un total acumulado de $200.000 en los dos años anteriores, o cuando estaba obligado a usar el Sistema Electrónico el año anterior. Al no hacer el depósito, o al hacerlo usando la Forma 8109 (cupón) en papel cuando está obligado a depositar en forma electrónica, puede estar sujeto a una multa de 10% del monto de los impuestos adeudados.

Aún cuando no está obligado a usar el Sistema Electrónica, puede usarla voluntariamente. Puede inscribirse para usar el EFTPS, llamando al 1-800-555-4477, o puede hacerlo en línea en http://www.eftps.gov/.

Cuando está recién empezando como empleador, al solicitar su Número de Identificación de Empleador, el IRS le envía un libro de cupones de depósito. El IRS se mantiene informado de los cupones que se ocupan y automáticamente le envía cupones adicionales cuando los necesite.

Plazo para Efectuar los Pagos

Los plazos para efectuar los pagos son los siguientes:
• Si puede declarar y pagar una vez al año usando la Forma 944(SP), el plazo vence el 31 de enero del año siguiente.
• Si usted es depositante mensual, el plazo vence el día 15 del mes siguiente.
• Cuando tiene que depositar en forma bisemanal, los plazos vencen los días miércoles o viernes, acorde al siguiente programa:
o Cuando se pagan los sueldos los días miércoles, jueves o viernes, el plazo para depositar los impuestos vence el siguiente miércoles.
o Cuando se pagan los sueldos los días sábado, domingo, lunes o martes, el plazo para depositar los impuestos vence el siguiente viernes.

En el caso que se acumula un saldo de $100.000 o más de impuestos en cualquier día durante el período, debe depositarlos el siguiente día bancario y desde esa fecha en adelante debe depositar en forma bisemanal por el resto del año calendario y el año siguiente.

Impuesto de Desempleo

Los impuestos que se tienen que pagar bajo la Ley Federal de Impuestos de Contribución para el Desempleo (Federal Unemployment Tax Act - FUTA) son a cargo del empleador. Estos impuestos se declaran y se pagan en forma anual, usando la Forma 940. Esta declaración tiene que presentarse a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

La tasa del impuesto federal de desempleo es 7,2% sobre los primeros $7.000 de remuneraciones de cada empleado. Se puede tomar un crédito por el impuesto estatal de desempleo, hasta un máximo de 5,4%. Así el mínimo impuesto federal sería 0,8% sobre hasta $7.000 de remuneraciones de cada empleado.

Cuando se ha acumulado un saldo de $500 o más del impuesto federal de desempleo durante el año, hay que depositarlo dentro de los plazos antes mencionados para la presentación de la Forma 941 trimestral (30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero).

Además, usted como empleador tiene que declarar y pagar el impuesto de desempleo estatal. Cada estado tiene su propia ley, así tendrá que consultar a la agencia de desempleo del estado correspondiente para determinar la forma de declarar y pagar este impuesto estatal. En la publicación 926 del IRS, que se llama Household Employer's Tax Guide (Guía de Impuestos para Empleadores en el Hogar), se encuentra un Apéndice con un listado de las agencias estatales del impuesto de desempleo, con sus correspondientes direcciones, números de teléfono y sitios web.

Manejando los Impuestos sobre la Nómina en la Práctica

Hay distintas maneras de manejar la nómina de su pequeña empresa y cumplir sus obligaciones tributarias:
• Puede hacerla en forma manual o usando una planilla de trabajo. En este caso tiene que hacer los cálculos manualmente, referirse a las tablas para la retención de impuestos (Publicación 15) , girar los cheques de sueldos o hacer los depósitos directos para los empleados, llenar y presentar las declaraciones de impuestos, efectuar los depósitos de impuestos a través del sistema electrónica del IRS o llenar los cupones y girar cheques para depositar los impuestos con una institución financiera.
• Puede contratar a una empresa especialista en manejar la nómina o contratar a un contador público. Esto le alivia a usted el trabajo de manejar la nómina, en cambio del pago del honorario que le cobra por prestar el servicio.
• Puede usar software de nómina. Dependiendo del proveedor que usted elige, el software podría hacer los cálculos, girar los cheques o generar los depósitos directos, generar las declaraciones de impuestos en forma automática y producir distintos tipos de informes.

Hay muchos distintos tipos de software que se puede usar para manejar la nómina, algunos de los cuales están más orientados a la pequeña empresa. Puede referirse a sitios web, tales como www.taxsites.com y www.business.com que presentan listados de distintos proveedores de software. En el sitio Wikipedia, bajo Comparison of accounting software (Comparación de software de contabilidad) se presenta una tabla (en inglés) comparando algunos de los aspectos principales de distintos proveedores de software, incluido software para hacer la nómina.