Método De Contabilidad Para Efectos Del Impuesto a La Renta

Método A Base De Efectivo O a Base De Lo Devengado

Cuando usted está dando inicio a un nuevo negocio, una de las decisiones que hay que tomar se trata de la manera en que va a llevar su contabilidad, que sea a base de efectivo o a base de lo devengado. Hay que tomar esta misma decisión con respecto a cómo va a declarar sus ganancias para efectos del impuesto a la renta federal. Acorde al método a base de efectivo, se contabilizan los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. Según el método a base de lo devengado, se contabilizan los ingresos y gastos cuando se devengan, independiente de cuándo se reciben los ingresos o cuándo se pagan los gastos.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos no requiere que los contribuyentes ocupen un método o el otro. Pero lo que sí requiere el IRS es que el método que se escoge debe reflejar claramente sus ingresos y gastos y permitirle presentar una declaración correcta del impuesto a la renta federal. El método que usted escoge debe estar respaldado por sus libros de contabilidad y usted debe guardar todos los registros necesarios para respaldar los asientos en sus libros de contabilidad y los montos que presenta en su declaración de impuestos.

Se elige el método de contabilidad que va a ocupar cuando usted presenta su primera declaración de impuestos para el negocio. Después, debe seguir usando este mismo método de un año a otro. Si en algún momento usted quiere cambiar su método de contabilidad para efectos tributarios, será necesario conseguir la aprobación del IRS.

Si usted tiene más que un negocio, puede usar distintos métodos de contabilidad para cada negocio, siempre que el método que escoge refleja claramente los ingresos y gastos correspondientes a este negocio. Debiera llevar libros de contabilidad completos y separados para cada uno de sus negocios.

Método a Base de Efectivo

Según el método a base de efectivo, se declaran los ingresos en el año tributario en que se reciben y se toman deducciones por los gastos en el año en que se pagan. Por lo general, cuando recibe ingresos en la forma de bienes y servicios, éstos se incluyen en sus ingresos tributables a su valor normal en el mercado.

Recibo Implícito de Ingresos

El método a base de efectivo comprende el concepto del recibo implícito. Se considera que los ingresos que se han abonado a su cuenta o que están disponibles para usted sin restricción están implícitamente recibidos. Usted no necesariamente tiene que tener posesión efectiva de los ingresos para que se consideran recibidos para efectos del método a base de efectivo.

Si usted ha autorizado a otra persona que recibe los ingresos por cuenta suya, se considera que usted ha recibido implícitamente a los ingresos cuando la persona actuando por su cuenta los haya recibido.

No se puede postergar la declaración de ingresos de un año tributario a otro, por ejemplo al guardar cheques y no depositarlos, o al no tomar posesión de dinero o bienes que se han hecho disponibles a usted. Al contrario, cuando los ingresos están sujetos a restricciones o limitaciones sustanciales, no se considera que usted los ha recibido implícitamente.

Gastos

Aunque según el método a base de efectivo, generalmente se puede tomar una deducción por los gastos en el período en que se pagan, cuando se paga un gasto en forma anticipada la regla general es que se puede tomar una deducción en el período para el cual el gasto corresponde. Cuando se paga un gasto por anticipado y éste abarca a más que un año tributario, usted tendrá que amortizar el gasto sobre los períodos a que corresponde.

Pero también hay una regla de 12 meses que indica que se puede tomar una deducción por el gasto en el año en que se paga con tal que el derecho o beneficio generado por el pago no extiende más allá de lo que ocurre primero entre el fin de un plazo de 12 meses después de la fecha en que comienza el derecho o beneficio, o el fin del próximo año tributario.

Inventario

Cuando en su negocio se compra, se produce o se vende mercancía, usted tendrá que mantener un inventario y usar el método a base de lo devengado. Por lo general, no se puede usar el método a base de efectivo para contabilizar el inventario. También podría estar sujeto a las reglas de capitalización uniformes. Estas reglas se aplican cuando:
• Se produce bienes inmuebles o propiedad personal tangible, o
• Se adquiere bienes para la reventa. Pero esta regla no se aplica a la propiedad personal cuando sus ingresos brutos promedios son $10 millones o menos por año.

Según las reglas de capitalización uniformes, tiene que capitalizar los costos directos e indirectos asociados a la producción o adquisición de los bienes, es decir, incluir estos costos como parte del costo de los bienes en vez de tratarlos como gastos. Luego, se recupera el costo capitalizado a través del costo de los bienes vendidos o por la depreciación o amortización.

Contribuyentes que No Pueden Usar el Método a Base de Efectivo

Las siguientes entidades no pueden usar el método a base de efectivo para su contabilidad para efectos de la declaración de impuestos, ni ninguna combinación de métodos que incluye el método a base de efectivo:
• Una sociedad anónima que tiene un promedio de más de $5 millones en ingresos brutos al año. Pero esto no incluye las corporaciones S.
• Una sociedad colectiva que tiene como socio a una sociedad anónima (aparte de una corporación S) que tiene un promedio de más de $5 millones en ingresos brutos al año.
• Abrigos tributarios.

Prueba de los Ingresos Brutos

Una sociedad anónima o sociedad colectiva que no constituye un abrigo tributario y que satisface la prueba de ingresos brutos para cada año tributario después de 1985 no está prohibida a usar el método a base de efectivo, aunque las reglas de capitalización uniformes todavía podrían aplicarse.

La prueba de ingresos brutos consiste en que el promedio anual de los ingresos brutos para cada uno de los años después de 1985 tiene que ser $5 millones o menos. Se calcula el promedio para el año sumando los ingresos brutos del año a los ingresos brutos de los dos años anteriores y dividiendo la suma por tres. En cualquier año en que la sociedad anónima o sociedad colectiva deja de satisfacer la prueba de ingresos brutos, es decir, el promedio de sus ingresos brutos anuales supera los $5 millones, debe empezar a usar el método a base de lo devengado en aquel año.

Corporación Calificada de Servicios Personales

Una corporación calificada de servicios personales tampoco está prohibida a usar el método a base de efectivo para contabilizar sus ingresos y gastos. Para considerarse una corporación calificada de servicios personales hay que satisfacer dos pruebas, la prueba de función y la prueba de propiedad.
• Para satisfacer la prueba de función, por lo menos el 95% de las actividades de la corporación debe realizarse en los campos de la salud, servicios veterinarios, derecho, ingeniería, arquitectura, ciencia actuarial, las artes interpretativas o la consultoría.
• Para satisfacer la prueba de propiedad, por lo menos el 95% de las acciones deben ser propiedad directa o indirecta de:
o los trabajadores que están prestando servicios incluidos dentro de aquellos que califican según la prueba de función,
o trabajadores jubilados que habían prestado estos servicios,
o la sucesión de cualquier de estos trabajadores, o
o un beneficiario que recibió las acciones en la corporación de servicios personales producto del fallecimiento de un trabajador.

Cuando una corporación de servicios personales deja de satisfacer la prueba de función o propiedad en algún año tributario, debe cambiarse al método a base de lo devengado a partir de aquel año.

Método a Base de lo Devengado

Según el método a base de lo devengado generalmente se declaran los ingresos en el año tributario en que se ha ganado el derecho a recibir los ingresos, independiente del año en que efectivamente los recibe y se toma una deducción por los gastos en el año tributario a que corresponden, independiente del año en que se pagan.

Ingresos

Para efectos tributarios, los ingresos generalmente tienen que declararse cuando se gana el derecho a ellos, cuando los ingresos están adeudados a usted o cuando usted los recibe, cualquiera de las oportunidades que ocurra primero. Según el método a base de lo devengado, se declaran los ingresos cuando han ocurrido los eventos que fijan su derecho de recibir los ingresos, por ejemplo cuando usted ha despachado el producto o realizado el servicio y cuando se puede determinar el monto del ingreso con razonable exactitud; es decir, el precio se ha acordado y el monto total que se le adeuda a usted está entendido.

Pagos Anticipados por Servicios

Por lo general, los pagos anticipados por servicios por realizarse en años futuros son tributables en el año en que se reciben los pagos. Pero cuando hay un acuerdo que el servicio estará terminado por el fin del próximo año tributario, se puede postergar el reconocimiento de aquel ingreso e incluirlo en los ingresos afectos al impuesto el próximo año. Pero no se puede postergar el reconocimiento del ingreso más allá que el próximo año.

Cuando cualquier parte del servicio va a realizarse después del fin del próximo año tributario, o en una fecha no especificada que pueda ser después del fin del próximo año tributario, tendría que incluir todo el pago anticipado por los servicios como ingresos en el año en que recibe el pago y ninguna parte del pago en el próximo año tributario.

Cuando usted vende, arrienda bajo un contrato de leasing, construye, instala o fabrica propiedad en su negocio y entrega la propiedad acompañada por un acuerdo de servicios, puede postergar los pagos anticipados que recibe por concepto de los acuerdos de servicios. Pero esto solamente se aplica cuando también entrega propiedades sin un acuerdo de servicios en el giro normal de su negocio.

Los pagos anticipados que recibe por arriendos se incluyen en los ingresos tributables cuando se reciben. No se puede postergar la declaración de los arriendos prepagados.

Pagos Anticipados por Ventas

Hay reglas especiales que se aplican para determinar cuándo tiene que declarar ingresos por pagos anticipados que recibe por acuerdos de ventas a futuro; es decir, para la entrega a futuro de los bienes que se tienen para la venta en el giro normal de su ocupación o negocio. Normalmente tendría que incluir el pago en sus ingresos afectos al impuesto cuando lo recibe, pero hay un método alternativo.

Acorde al método alternativo, usted incluye el pago anticipado en el primer año tributario en que incluiría el pago en sus ingresos brutos según el método de contabilidad que ocupa para efectos tributarios, o el año en que incluiría cualquier parte del pago anticipado en sus ingresos para efectos financieros.

Ejemplos

1. Usted ocupa el método a base de lo devengado para efectos tanto tributarios como financieros. Contabiliza las ventas para efectos financieros cuando usted despacha los bienes. En este caso, puede reconocer el ingreso para efectos tributarios cuando despacha los bienes o cuando recibe el pago por ellos.
2. Usted es fabricante y para efectos financieros contabiliza las ventas cuando despacha los productos terminados. Para efectos tributarios, usted devenga los ingresos cuando los productos están entregados y aceptados. Usted recibe un pago anticipado de $5.000 en un año de un pedido de productos por fabricarse que tienen un valor de venta total de $15.000. Usted despacha los productos en el mes de diciembre de aquel año y están entregados y aceptados por el cliente en enero del año siguiente. Para efectos tributarios, tendría que incluir el pago anticipado de $5.000 en sus ingresos tributables en el año tributario en que recibió el pago y el saldo de los $10.000 en el año siguiente.

Gastos

Según el método a base de lo devengado, se declaran los gastos cuando:
• han ocurrido todos los eventos que fijan su responsabilidad por los gastos,
• el monto adeudado se puede determinar con una razonable exactitud y
• ha ocurrido la realización económica.

La oportunidad en que ocurre la realización económica depende del tipo de gasto. En el caso de gastos por servicios, la realización económica ocurre cuando se han prestado los servicios. Cuando el gasto corresponde a bienes, la realización económica ocurre cuando los bienes están entregados. Para los gastos por arriendo, es decir el uso de propiedad, la realización económica ocurre en base del tiempo en que se ocupa la propiedad. Para los gastos de intereses, la realización económica ocurre con el paso del tiempo. La realización económica de los servicios remunerados ocurre mientras los trabajadores o contratistas están prestando sus servicios.

Gastos Pagados por Anticipado

Bajo el método a base de lo devengado, los gastos son deducibles solamente en el año tributario a que corresponden. Pero los gastos aún pueden calificar bajo la regla de los 12 meses, en la misma forma como bajo el método a base de efectivo. Con tal que los derechos o beneficios generados por el pago no extienden más allá de los 12 meses, o más allá que el fin del próximo año tributario, se puede deducir los gastos en el año en que se pagan.

Personas Relacionadas

Cuando usted adeuda pagos por gastos de negocios a una persona que está relacionada a usted, o que se define como persona relacionada para efectos del impuesto a la renta, y aquella persona ocupa el método a base de efectivo, usted puede tomar una deducción por los gastos solamente cuando están efectivamente pagados y están incluidos en los ingresos afectos al impuesto de la persona relacionada, independiente de que usted pueda estar declarando en base de lo devengado.

Personas relacionadas, para estos efectos, incluyen las siguientes, entre otras:
• Miembros de una familia (hermanos, medio hermanos, esposos, ancestros y descendientes lineales)
• Una corporación de servicios profesionales y cualquier trabajador quien es socio, independiente de la cantidad de acciones que tenga,
• Un individuo y una sociedad anónima en que el individuo es propietario, en forma directa o indirecta, de más del 50% de las acciones,
• Dos corporaciones S cuando la misma persona es dueño(a) de más del 50% de las acciones de ambas,
• Una sociedad anónima y una sociedad colectiva, cuando la misma persona es dueño(a) de más del 50% de las acciones de la sociedad anónima y tiene una participación de más del 50% en la sociedad colectiva.

Obligación Contestada

Si usted ocupa el método a base de lo devengado y contesta a una demanda que se ha presentado por el pago de una obligación, puede tomar una deducción por el gasto en el año en que lo paga o en el año en que la contestación está liquidada. Pero para poder tomar la deducción por el gasto en el año en que usted lo paga, tiene que reunir las siguientes condiciones:
• Usted ha contestado a la demanda. Esto no tiene que ser un pleito que presenta ante los tribunales de justicia, pero usted debe haber negado la validez o lo correcto que es la demanda, efectuando algún acto definitivo. Una protesta por escrito, que se incluye con su pago, sirve para empezar una contestación. Además, la presentación de una protesta de conformidad con la legislación local vigente será suficiente para contestar una demanda que se presenta por el pago de impuestos.
• La demanda que se está contestando debe seguir existiendo después de haber efectuado el pago. Cuando usted efectúa el pago una vez que está liquidada la contestación, se devenga el gasto en el período en que se liquida la contestación. Por ejemplo, si usted liquida a una demanda contestada en un año tributario y paga la obligación en el año tributario siguiente, debe declarar el gasto en el año en que se liquidó la contestación, el cual es antes que usted pagó la obligación.
• Usted debe haber transferido dinero u otra propiedad como una provisión del pago de la deuda contestada, al acreedor o a otra persona. Y este dinero o propiedad que usted transfiere debe quedar fuera de su control. Puede hacer esto al hacer la transferencia a un agente de plica.
• El gasto debiera haber sido un gasto deducible, incluso si no hubiera contestado la demanda por la obligación.
• Debiera haber ocurrido la realización económica. Por ejemplo, en el caso de daños y perjuicios incidentales y consecuenciales relacionados a un reclamo por indemnización acorde al seguro por accidentes o enfermedades del trabajo o la responsabilidad por incumplimiento de un contrato, la realización económica ocurre cuando el pago inicialmente se hace a la persona.

Combinación o Métodos Especiales

Las normas del impuesto a la renta le permite usar una combinación de métodos, o un método hibrido, en que se combinan los métodos a base de efectivo y el método a base de lo devengado, siempre que este método refleja claramente sus ingresos y se ocupa uniformemente. Pero las reglas tributarias también estipulan que cuando se ocupa el método a base de efectivo para declarar los ingresos, también se debe usar este mismo método para declarar los gastos, y si se ocupa el método a base de lo devengado para declarar los ingresos, debe usar el mismo método para declarar los gastos.

Hay disposiciones especiales en la legislación tributaria que requieren tratamientos especiales para la contabilidad y declaración de ciertas transacciones para efectos tributarios. Éstas incluyen los contratos a largo plazo, las ventas a plazo y los gastos de depreciación, agotamiento y amortización.

Cambiando el Método de Contabilidad

Una vez que usted ha escogido el método de contabilidad que va a ocupar y ha presentado su primera declaración de impuestos, tiene que seguir usando el mismo método todos los años. Si quiere cambiar el método en forma general, o cambiar la manera en que trata a cualquier ítem en particular, necesita la aprobación del IRS. Esta aprobación se solicita por medio de la presentación de la Forma 3115, Solicitud de un Cambio del Método de Contabilidad.

Un cambio del método de contabilidad incluye un cambio en el método que se ocupa en forma general, así como un cambio en el método que se ocupa para algún ítem significativo o material. Los siguientes son ejemplos de los cambios que requieren la aprobación del IRS:
• Cambio del método a base de efectivo al método a base de lo devengado o visa versa.
• Cambio del método de contabilidad o la base que se ocupa para valorizar el inventario.
• Cambio del método que se ocupa para calcular la depreciación o amortización.

No constituyen cambios del método de contabilidad las correcciones de errores, ajustes de partidas de ingresos o gastos que no involucran la oportunidad de la declaración del ingreso o la deducción del gasto y ciertos cambios en las vidas útiles en que se basan los cálculos de depreciación.

Hay dos maneras de conseguir la aprobación del IRS para efectuar un cambio del método de contabilidad:
• Procedimientos para solicitar un cambio automático, o
• Procedimientos para solicitar el consentimiento en adelantado.

Generalmente será necesario presentar la Forma 3115 en ambos casos y usted debiera contar con la suficiente justificación y documentación para respaldar el cambio que está solicitando.

Published by Kevin Hagen

Born in Minnesota, USA in 1955; studied Business Administration - Accounting, graduating in 1977 and obtaining CPA license. Worked in corporate accounting environments, eventually becoming a technical trans...  View profile

  • AmCham Chile – Cámara Chileno Norteamericana de Comercio – Los Impuestos en Estados Unidos: www.amchamchile.cl  La Biblioteca Pública de Nueva Cork – Cómo comenzar su propio negocio: www.nypl.org  www.Colorado.gov  - The Colorado Business Resource Guide – Contabilidad: www.state.co.us  Internal Revenue Service – Publicación 579SP – Cómo Preparar la Declaración de Impuesto Federal: www.irs.gov  
  • El método contable se elige cuando presenta la primera declaración de impuestos para su negocio.
  • Hay que seguir usando el mismo método contable para declarar sus impuestos de un año a otro.
  • Si tiene inventario en su negocio, normalmente tiene que usar el método a base de lo devengado.
Las empresas comerciales comúnmente aplican el método a lo devengado y según estudios de la Federación Internacional de Contadores (IFAC), existe una tendencia cada vez más generalizada de adoptar este método en el ámbito gubernamental.